Política de Retenção e Descarte
Esta política define por quanto tempo a Security Energy guarda cada categoria de dado pessoal e como realiza o descarte seguro ao fim do período, em observância aos princípios da necessidade e da minimização (art. 6º, III, da LGPD).
1 Objetivo e princípios
Guardamos dados pessoais apenas pelo tempo necessário ao cumprimento das finalidades que justificaram a sua coleta, observadas as obrigações legais e o exercício regular de direitos. Encerrado o prazo, os dados são eliminados ou anonimizados de forma segura. Esta política orienta-se por:
- Necessidade e minimização: não guardar dados além do indispensável.
- Fundamento para a guarda: todo prazo decorre de uma finalidade, de uma obrigação legal, de uma exigência contratual ou da defesa de direitos.
- Descarte seguro: a eliminação ocorre de modo a impedir a recuperação indevida.
2 Tabela de retenção por categoria
Os prazos a seguir são os de referência; quando um contrato com cliente ou uma obrigação legal específica exigir período distinto, prevalece o maior prazo aplicável.
| Categoria de dado | Prazo de guarda | Fundamento |
|---|---|---|
| Dados cadastrais e contratuais (cliente, imóvel, cobrança) |
Durante a vigência do contrato e pelos prazos legais posteriores (em regra, até 5 anos para fins de defesa de direitos) | Execução de contrato; prazos de prescrição do Código de Defesa do Consumidor e do Código Civil; legislação fiscal |
| Registros de acesso ao aplicativo e à central (logs) | No mínimo 6 meses | Marco Civil da Internet, art. 15 (registros de acesso a aplicações) |
| Imagens de videomonitoramento (CFTV) | Em regra, 30 dias, com descarte automático em seguida; mantidas por mais tempo apenas durante a apuração de um incidente ou quando lei específica do setor/local exigir | Princípio da necessidade (art. 6º da LGPD) |
| Registros de eventos de alarme | Pelo tempo necessário à prestação do serviço e à apuração de ocorrências, conforme o contrato | Execução de contrato; princípio da necessidade |
| Registro de incidentes de segurança | No mínimo 5 anos | Resolução CD/ANPD nº 15/2024 |
| Dados fiscais e contábeis | Pelos prazos da legislação aplicável (em regra, 5 anos) | Cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II, da LGPD) |
| Atendimento de solicitações de titulares | Pelo tempo necessário para comprovar o atendimento | Responsabilização e prestação de contas (art. 6º, X, da LGPD) |
3 Critérios para definição dos prazos
Na definição de cada prazo, consideramos: (i) a finalidade do tratamento e o tempo em que ela permanece legítima; (ii) eventuais obrigações legais ou regulatórias de guarda; (iii) o prazo necessário para o exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral; e (iv) exigências contratuais assumidas com clientes.
4 Descarte seguro
Atingido o prazo, os dados são eliminados ou, quando útil para fins estatísticos ou de segurança, anonimizados de forma irreversível. A eliminação emprega métodos adequados ao meio — como sobrescrita ou destruição segura da mídia para dados digitais e fragmentação para documentos físicos — de modo a impedir a recuperação. Os operadores são instruídos a aplicar o mesmo padrão de descarte.
5 Exceções à eliminação
Os dados podem ser mantidos além do prazo de referência quando houver: (i) obrigação legal ou regulatória de guarda; (ii) ordem judicial ou requisição de autoridade competente; (iii) necessidade para o exercício de direitos em processo; ou (iv) exigência contratual de cliente. Nessas hipóteses, mantém-se apenas o conjunto de dados estritamente necessário, com acesso restrito, até o término da causa que justificou a retenção.
6 Revisão e responsabilidades
A aplicação desta política é acompanhada pela Security Energy com o apoio do Encarregado (DPO). Este documento é revisado periodicamente e sempre que houver mudança legal, regulatória ou de processo. A versão vigente e a data de atualização constam no início deste documento.
Encarregado pelo tratamento de dados (DPO): Raphael Marques — raphael.marques@handsecurity.com.br. O canal do titular e o contato com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) estão disponíveis no Portal de Privacidade (art. 41 da LGPD).
Elaboração e responsabilidade técnica: D.S. & ADV — Assessoria Jurídica, especializada em Proteção de Dados, Privacidade e LGPD.